Bagaimana Cara Membangun Tim Kerja yang Kolaboratif

HOW TO BUILD A COLLABORATIVE WORKING TEAM (IN UNCERTAINTY TIME)

Kajian dari berbagai pelaku usaha industri untuk Tahun 2023 tertuju kepada bayang bayang kondisi makro ekonomi global merujuk kepada:

• Pertama; ketidakpastian pasar keuangan global – Tekanan Inflasi tinggi dan naiknya suku bunga acuan The FED mendorong Bank Sentral Negara Lainnya ikut menaikkan secara signifikan
• Kedua; situasi Geo Politik Global – Situasi perang Rusia vs Ukraina yang sampai saat ini belum berakhir serta memicu pada kenaikan harga komoditas global yang cukup tinggi terutama pangan dan energi
• Ketiga; potensi stagflasi yang menyebabkan kondisi perlambatan ekonomi yang diikuti dengan kenaikan harga barang yang tinggi.

Perekonomian Indonesia pun ikut terpengaruh kondisi tersebut diatas antara lain ditandai dengan:

• Pertama ; kesatabilan nilai tukar (kurs) – dimana nilai tukar rupiah terhadap US$ sepanjang tahun 2022 mengalami pelemahan sebesar 6,76% (posisi Desember 2021 = Rp. 14.340,- , Desember 2022 = Rp. 15.809,-)
• Kedua ; Dampak kenaikan harga BBM khususnya BBM bersubsidi menyebabkan meningkatnya harga  komoditas
• Ketiga ; kenaikan suku bunga acuan sepanjang tahun 2022 tercatat Bank Indonesia telah 4 kali menaikan suku bunga simpanan yang akan berdampak meningkatnya suku bunga kredit (permodalan)
• Keempat ; terjadinya kenaikan harga bahan pokok yang belum tentu diimbangi dengan daya beli masyarakat.
• Kelima ; terjadinya gelombang PHK khususnya industri berbasis teknologi (perusahaan start up) dan industri lainnya.

Pada tahun 2023, Indonesia juga menghadapi tantangan berupa volatility, uncertainty, complexity, dan ambiguity (VUCA) sehingga hamper semua industri menghadapi pada volatilitas harga hingga ketidakpastian rantai pasok global.

Disamping itu, terdapat kekhawatiran adanya spillover effect atau fenomena ekonomi yang timbul akibat kebijakan. “Inflasi yang belum stabil, kemudian suku bunga tinggi, terus terjadi perlambatan ekonomi, serta kenaikan harga energi mesti diantisipasi oleh setiap pelaku industri”. Pada tahun 2023 juga suhu politik akan meningkat terutama di semester II untuk persiapan pesta demokrasi di tahun 2024.

Ketidak-pastian inilah peran para leader di perusahaan harus hadir untuk menciptakan suasana kebersamaan tim (teamwork) dalam membina hubungan bisnis perusahaan. Maka penulis bermaksud untuk memberikan sharing, bagaimana untuk membangun kolaborasi dan kerjasama tim di era ketidakpastian.

Collaborative Work sebetulnya di Indonesia bukan merupakan istilah baru, kita mengenal pada saat era tahun 80’an dengan istilah Gotong Royong atau disebut kerja bersama (working together).  Dari berbagai literatur, telah membahas bagaimana Collaborative Work dapat menjadi kunci sukses perusahaan dalam mencapai tujuan di era ketidakpastian seperti tahun 2023.

Working together (kerja bersama) berlandaskan pada sharing nilai (value), proyek, pengetahuan (knowledge), sumber daya (resources) dan peralatan (tools).  Keterampilan (skills) akan terkonsentrasi (pooled) dan setiap orang dalam tim akan berkontribusi sesuai dengan tugas dan tangung jawabnya. Namun perlu diingat dalam menciptakan collaborative work diupayakan memperlakukan semua anggota tim sama dan strata status, jabatan dihilangkan (no hierarchies).

Collaborative work dapat diciptakan mengikuti trend saat ini, jika organisasi/perusahaan memiliki kantor pusat, kantor wilayah, kantor cabang/cabang pembantu dan seterusnya, maka collaborative work dapat diimplementasikan dengan memanfaatkan tehnik remote working berbasis tehnologi sekalipun anggota tim bekerja secara WFO (Work Form Office), WFH (Work From Home) dan/atau WFA (Work From Anywhere).

Tipe-tipe dari collaborative working yang dapat diimplementasikan oleh organisasi Anda antara lain :

• Organisasi yang terpisah mempertahankan independensinya, tetapi bekerja bersama dalam beberapa kegiatan atau fungsi.
• Organisasi dengan sumber daya atau keahlian yang menawarkan bantuan kepada Unit lain, misalnya Unit Kantor Pusat yang bekerja dengan kelompok Cabang/lokal kecil
• Sebuah Unit/tim baru untuk melakukan kerja bersama pada beberapa kegiatan atau fungsi
• Struktur grup di mana organisasi ‘induk’ mengatur sekelompok organisasi ‘anak perusahaan’
• Organisasi baru yang terbentuk hasil merger yang bekerja sebagai satu badan di semua kegiatan

Pentingnya collaborative working management bagi organisasi antara lain :

• Kolaborasi yang efektif menciptakan struktur yang bersahabat dan ramah tim.
• Memotivasi pegawai untuk terus mengeluarkan performa terbaiknya
• Mendorong tim untuk lebih fleksibilitas sehingga memungkinkan bisnis dapat merespons perubahan lebih cepat.
• Meningkatkan kemampuan tim dalam problem solving yang mengembangkan kombinasi berbagai solusi dan pendekatan berorientasi hasil.
• Mendukung cara kerja yang diberdayakan untuk meminimalisir kendala di tempat kerja.
• Mendorong tim lebih komprehensif dengan minimal birokrasi serta transparansi pada semua aspek.
• Mendorong tim untuk bekerja secara  multi-disiplin.
• Menumbuhkan daya tanggap untuk perubahan yang lebih baik dan akuntabilitas dalam organisasi.
• Mendorong tim jiwa untuk termotivasi dalam pencapaian hasil kerja yang signifikan.
• Secara aktif melibatkan semua anggota tim untuk berkolaborasi secara ekstensif.

Terdapat 10 manfaat bagi organisasi jika melakukan implementasi collaborative work antara lain;

• Meningkatkan kreatifitas dan inovasi anggota tim.
• Tim mendidik dan belajar dari sesama anggota tim.
• Menciptakan Persahabatan yang melahirkan keterlibatan dan produktivitas anggota.
• Tim akan lebih fleksibel dan agile
• Meningkatkan kesehatan mental dilingkungan kerja.
• Kerja tim menarik bagi talenta terbaik.
• Proyek-proyek organisasi akan terdistribusi secara cepat ke anggota tim
• Dapat meningkatkan bisnis organisasi dan organisasi akan mempertahankan staf mereka
• Menciptakan komunikasi yang lebih baik dengan pemangku kepentingan (stakeholder).
• Pencapaian laba perusahaan tercapai (the bottom line).

Jika organisasi Anda akan menerapkan Collaborative Work, maka ikuti 8 langkah kerja dalam lingkungan kolaborasi antara lain ;

• Anda harus melakukan identifikasi kekuatan individu masing masing tim, informasi dapat bersumber dari hasil penilaian kinerja (performance appraisal), wawancara dengan personal tim ybs atau masukan dari atasan maupun rekan kerja (penilaian multirater).
• Menciptakan ekspektasi positif yang realistis kepada tim serta memperkenankan semua tim untuk berbagi ide cara mencapai target/tujuan yang harus dicapai.
• Pergunakan collaboration tools untuk mempermudah collaboration work seperti memanfaatkan teknologi, medsos dst
• Mendorong keterbukaan pikiran (encourage open-mindedness); lingkungan kerja yang modern pasti memiliki sdm berbagai pengalaman dan latarbelakang. Berikan kesempatan kepada tim untuk berpikiran terbuka serta berbagi ide.
• Berikan Penghargaan atas innovasi tim (Reward Innovation).
• Laksanakan publikasi perayan kesuksesan tim (Celebrate teams success publicly).
• Mendukung rasa kebersamaan yang kuat (Support a strong sense of community); bangun pentingnya untuk berbagi rasa kebersamaan untuk merasa aman, terpelihara, dan didukung.
• Pendelegasian tugas yang tepat (Proper Delegation of Tasks); Ketika Anda mulai mendelegasikan tugas, tim secara individu akan dirasakan kuat karena mereka akan merasa kontribusinya berdampak pada organisasi. Mereka akan lebih termotivasi untuk berada dalam tim.

Jika organisasi/perusahaan Anda akan mengimplementasikan system collaborative working, maka Anda harus mengetahui 6 prinsip collaborative working yaitu :

• Efisiensi (Efficiency); Rapat adalah elemen penting untuk kolaborasi tetapi dapat dilakukan untuk mengubah tim Anda menjadi mesin produktivitas. Namun demikian rapat harus dilakukan se efisien mungkin baik dari sisi waktu dan harus terencana, serta membahas permasalahan penting yang perlu dipecahkan.
• Percaya (Trust); Orang-orang perlu merasa aman untuk memberi dan menerima umpan balik yang benar-benar konstruktif, terinspirasi oleh tujuan bersama, dan memiliki alatserta terkoneksi dengan peluang-peluang yang ada.
• Empati (Empathy); Setiap anggota tim memiliki peran penting untuk dimainkan. Namun demikian, kolaborasi dapat rusak ketika satu atau lebih anggota tim terjadi silo silo, ego sektoral yang mengerucut terjadinya konflik. Jika kepedulian antar anggota tim terbangun, rasa ingin membantu terhadap anggota tim yang mengalami kesulitan, maka konflik yang akan terjadi tidak berlebihan.
• Selalu positif (Positivity); Sikap positif adalah sesuatu yang dapat dipelajari, dan dapat mengubah hari kerja Anda dari tugas yang membosankan menjadi tugas yang lebih menyenangkan, dapat membawa Anda melewati masa-masa sulit di kantor.
• Kejelasan (Clarity); Kejelasan merupakan aspek penting bagi strategi organisasi yang sukses. Kejelasan peran yang baik, tidak hanya memastikan bahwa anggota tim memahami tanggung jawab mereka dan harapan yang ditempatkan pada mereka, tetapi juga dengan jelas memisahkan tanggung jawab di antara anggota tim, dan terutama rekan kerja, mengurangi gesekan dan secara masif meningkatkan produktivitas dan kepuasan anggota tim.
• Akuntabiltas (Accountability); Akuntabilitas mengingatkan para manajer dan angota tim untuk bertanggung jawab atas tindakan dan tugasnya dalam peran masing-masing. Itu membuat anggota tim tetap terikat pada standar output terbaik dan membuat mereka bertanggung jawab atas pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka.

Yang tidak kalah penting dalam membangun collaborative work adalah peran seorang leader yang mampu bertindak secara tangkas, cepat dalam menghadapi perubahan, cepat menangkap peluang serta mengeksekusinya disertai dengan melahirkan berbagai hal hal yang bersifat inovatif dan mudah beradaptasi dengan atas situasi kondisi yang berkembang.

Kemampuan seorang leader dalam membangun collaborative work tercermin dalam 3 C yaitu Commuication, Commitment dan Collaboration itu sendiri.

Komunikasi (communication) merupakan suatu alat untuk mempengaruhi sesama anggota tim melalui pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah  hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan.

Komunikasi merupakan sarana bagi anggota tim dalam melakukan membangun (developing), cerminan (reflecting) dan pembelajaran (learning).

• Membangun (Developing) ; mendorong dan menginisiasi perubahan, juga menjadi bagian (role model) dari perubahan itu sendiri (“Be the change you want to see”). Seorang leader harus menunjukkan rendah hati serta berempati dengan menujukkan kasih sayang (compassion), kebaikan (kindness) kepedulian kepada rekan kerjanya. Seorang leader harus  Inspiring memprioritaskan untuk menyelesaikan pekerjaan sendiri sebelum mengerjakan yang lain. Jadilah seorang leader yang  Actions speak louder than words
• Cerminan (Reflecting);seorang leader menghargai pemikiran berkualitas tinggi yang menghasilkan action yang berarti, Memandang permasalahan dari berbagai sudut pandang yang berbeda serta  meminta  pendapat tim nya dalam rangka mengambil keputusan dengan mengedepankan skala prioritas.
• Pembelajaran (Learning); seorang leader harus memiliki kemampuan mendengarkan yang ektra (listening), berani meminta feedback dari rekan kerja dan belajar dari apa yang telah diputuskan dan terbuka untuk menerima masukan serta menghargai atas masukan yang jujur juga adaptive.

Tak kalah penting lainnya adalah aspek komitmen, dimana seorang leader mampu menciptakan ikatan emosional angota tim dalam mencapai visi dan misi organisasi.

• Menginspirasi (Inspiring) ; leader harus focus pada membangun tehadap pemahaman dan tujuan yang sama yang menghasilkan visi yang applicable serta berarti bagi perusahaan. Cara kerja seorang pemimpin sangat memperhatikan suasana hati dan fikiran rekan kerjanya untuk menyatukan dan menyelaraskan nilai-nilai ke dalam Tindakan.
• Keterikatan (Engagement); seorang leader dapat menciptakan pegawai merasa sangat terlibat dengan organisasi / loyalitas yang tinggi walau dalam lingkup perbedaan 1 individu/kelompok dengan lainnya. Engagement dapat memotivasi pegawai  yang sukarela untuk memberikan kemampuan terbaiknya untuk pencapaian tujuan perusahaan.
• Pemersatu (Unifying); seorang leader menyerap semua aspek dari organisasi dan menjadi pemersatu satu sama lain. Para pemimpin masa depan, memberikan bimbingan dan melaksanakan sebagai pemimpin yang melayani (Servant Leader) dalam membangun budaya yang agile.

Aspek lainya adalah kolaborasi itu sendiri, dimana seorang leader mampu mememberdayakan angota tim (Empowering), pencapaian (Achieving) dan Inovasi (Innovating).

• Pemberdayaan (Empowering); seorang leader akan mengunakan wewenang dan kekuasaannya untuk menetapkan siapa anggota tim yang memberikan kontribusi terbaik, loyal dan bersemangat. Sehingga semua anggota tim akan memberikan kontribusi terbaiknya kepada organisasi.
• Pencapaian (Achieving); seorang leader perlu menyadari bahwa pencapaian secara tim akan lebih baik dibandingkan dengan pencapaian secara individu. Maka seorang leader akan focus membangun komunitas anggota tim dalam kepercayaan, rasa hormat yang tinggi dan suasana hubungan kerja yang baik. Memahami bahwa memaafkan, berfikir positif, kedermawanan dan berterimakasih merupakan bagian penting dalam menjaga suasana kantor.
• Inovasi (innovating); seorang leader harus menyadari bahwa inovasi dapat dating dari siapa sajadi organisasi, maka anggota yang sering dekat dengan masalah, biasanya memiliki ide-ide hebat cara menyelesaikan permasalahan.